Prosty przewodnik po 8 krokach zarządzania zmianą w modelu Kottera

Zmiana jest trudna. Szczególnie w kontekście organizacji, zmiana może zakłócić status quo i doprowadzić do konfliktu. Zmiany jednak są potrzebne. Aby skutecznie wdrożyć zmiany, należy oprzeć się na właściwych ramach.

To właśnie tutaj w grę wchodzi 8-stopniowy model zmian Kottera. Pokazuje, jak systematycznie i skutecznie wdrażać zmiany w organizacji.

Ten post szczegółowo wyjaśnia 8-stopniowy model wprowadzania zmiany według Kottera, upraszczając proces zastosowania go w Twojej organizacji.

Co to jest 8-stopniowy model zmian Kottera?

8-stopniowy model zmian Johna Kottera jest popularnym narzędziem i jest stosowany w wielu branżach. Wprowadził ją w swojej książce „Leading Change”, która powstała na podstawie wieloletnich badań, z których wynikało, że istnieje tylko 30% szans na udane wdrożenie zmiany organizacyjnej.

Zmiany mogą pojawić się jako nowe technologie, fuzje i przejęcia, nowe strategie, transformacja kulturowa, itp.

Trochę o Kotterze

John P. Kotter, profesor Harvard Business School, jest znany na całym świecie jako autorytet w dziedzinie przywództwa i zmian.

Jego bestsellerowa książka „Leading Change”, w której omawia błędy, jakie organizacje często popełniają przy wprowadzaniu zmian oraz ośmiostopniowy proces skutecznego wprowadzania zmian, jest powszechnie nazywana przez menedżerów biblią zmian na całym świecie.

Jakie jest 8 kroków w modelu zmian Kottera?

Wdrażanie zmian nie zawsze jest łatwe. Bariery mogą przybierać różne formy, takie jak brak pracy zespołowej lub przywództwa, sztywna kultura miejsca pracy, aroganckie postawy, ogólny ludzki strach itp., które mogą zakłócić każdy projekt wdrażania zmian.

Kotter wskazuje 8 kroków, które organizacje powinny podjąć, aby przezwyciężyć te wyzwania i z powodzeniem wprowadzać zmiany na dużą skalę. Podążanie za tymi krokami zapewni, że na końcu procesu organizacja będzie nie tylko przygotowana, ale również zaangażowana w przyjęcie zmian.

Tworzenie poczucia pilnej potrzeby zmiany

Proces ten powinien rozpocząć się od stworzenia poczucia pilności zarówno wśród kierownictwa, jak i pracowników. Wszyscy zaangażowani powinni czuć potrzebę zmiany lub to, że zmiana jest krytyczna dla rozwoju organizacji. Bez ich wsparcia trudno będzie utrzymać impet inicjatywy zmian i osiągnąć trwałą transformację.

Celem tego kroku powinno być przygotowanie pracowników do nadchodzącej zmiany i zmotywowanie ich do zaoferowania swojego wkładu.

Aby ten krok zakończył się sukcesem, około 75% kierownictwa organizacji powinno wspierać inicjatywę zmian. W celu stworzenia środowiska, w którym wszyscy są świadomi istniejącego problemu.

• Zidentyfikuj istniejące zagrożenia i szanse wpływające na organizację. Tutaj możesz zastosować analizę SWOT z zespołem. Na tej podstawie można opracować przyszłe scenariusze przedstawiające to, co może się wydarzyć;

null
• Otwarcie rozmawiać z pracownikami o tym, co się dzieje i dlaczego zmiana jest konieczna w tym momencie;
• Stworzenie forum do rozmowy o problemach, zagrożeniach i możliwych rozwiązaniach;
• Poproś o wsparcie interesariuszy i ekspertów branżowych, którzy poprą Twoje stanowisko.

Stwórz zespół, który będzie przewodził zmianie

Ten etap poświęcony jest zebraniu kompetentnego zespołu o odpowiednich umiejętnościach, kwalifikacjach, reputacji, powiązaniach i wystarczającej władzy, aby zapewnić przywództwo w działaniach na rzecz zmiany i wpłynąć na interesariuszy.

Wielkość zespołu będzie się różnić w zależności od charakteru proponowanej zmiany. Efektywny zespół powinien jednak składać się z następujących osób:

null
• Sponsor: jest to zazwyczaj członek wyższej kadry kierowniczej, który będzie odpowiedzialny za inicjatywę zmiany. Do jego/jej obowiązków należy zapewnienie wsparcia na poziomie wykonawczym oraz niezbędnych zasobów do realizacji inicjatywy zmian;
• Starszy zespół prowadzący: członkowie tego zespołu są wybierani przez sponsora. Składa się z osób (liderów) posiadających wystarczający autorytet w danej dziedzinie, aby podejmować decyzje i gromadzić odpowiednie zasoby i wsparcie dla projektu. Zespół będzie odpowiedzialny za opracowanie wizji i strategii, zapewnienie zasobów, usuwanie przeszkód, kierowanie organizacją w trakcie procesu, rozwiązywanie konfliktów i komunikację z interesariuszami;
• Zbudowany zespół prowadzący: w jego skład wchodzą wysoce wiarygodne i szanowane osoby, które reprezentują te grupy w organizacji, które są zainteresowane zmianą. Ich rolą jest komunikowanie wizji i prowadzenie organizacji przez ten proces;
• Zespoły odpowiedzialne za zmianę: to grupy menedżerów i przełożonych, których zadaniem jest dopilnowanie, aby zadania zostały pomyślnie zrealizowane w terminie. Odegrają również rolę w projektowaniu i wdrażaniu programu zmian.

Po zebraniu zespołu skup się na ustaleniu jasnych celów i stworzeniu środowiska opartego na zaufaniu i zaangażowaniu. Efektywny zespół powinien:

null
• Wspólnie zrozumieć potrzeby zmian,
• Wspólnie zrozumieć misję i cele zespołu, jak również cele i zadania, które chce osiągnąć,
• Mieć jasny obraz ról i obowiązków każdego z członków, jak również miernik efektywności,
• Zrozumieć ryzyka i wyzwania związane z inicjatywą zmian oraz czynników sukcesu,
• Posiadać jasne procesy pomiaru sukcesu, podejmować decyzje, śledzić problemy i rozwiązywać konflikty,
• Posiadać jasne kanały komunikacji.

Opracowanie wizji i strategii

Celem tego kroku jest stworzenie sensownej wizji, która ukierunkuje inicjatywę oraz opracowanie skutecznych strategii, które pomogą zespołowi ją zrealizować. Pomaga stworzyć obraz tego, jak będzie wyglądała przyszłość organizacji po wdrożeniu zmiany.

Właściwa wizja pomaga skutecznie wprowadzać zmiany, inspirując i ukierunkowując działania i decyzje zespołu. Powinien również określać jasne i realistyczne cele, które pomogą łatwo zmierzyć sukces i zainteresować interesariuszy firmy.

Stworzenie jasnej i atrakcyjnej wizji:

null
• Dostosowanie do wartości kluczowych dla organizacji i inicjatywy zmiany,
• Zaakceptuj pomysły pracowników podczas tworzenia wizji,
• Upewnij się, że może być łatwo przekazywany i jest zrozumiały dla wszystkich,
• Uwzględnij dane takie jak prognozy, dane z badań rynkowych, trendy biznesowe, itp.,
• Upewnij się, że jest on na tyle prosty, że można go wyjaśnić w ciągu pięciu minut lub mniej.

Przekazywanie wizji zmiany

W tym kroku nacisk kładzie się na skuteczne przekazywanie wizji i strategii w sposób, który pomoże zachęcić resztę organizacji do zaakceptowania i wsparcia inicjatywy zmian.

Celem jest tu zdobycie serc i umysłów pracowników, skłonienie ich do poświęceń w celu wsparcia zmiany, przekonanie ich, że zmiana jest możliwa, a wynikające z niej korzyści są korzystne zarówno dla organizacji, jak i dla nich samych.

Aby robić to skutecznie:

• Przekazuj wizję i strategię tak często, jak to możliwe, włączając je do codziennego procesu podejmowania decyzji, rozwiązywania problemów i działań;
• Idź za głosem. Ważne jest, aby kierownictwo wyższego szczebla zademonstrowało idealne zachowanie, którego oczekuje od reszty pracowników;
• Zachęcaj pracowników do przekazywania informacji zwrotnych i otwarcie i szczerze reaguj na ich obawy, problemy, gniew i troski;
• Używaj prostych słów podczas przekazywania wiadomości, aby uniknąć zamieszania i wątpliwości;
• Wykorzystaj wszystkie kanały komunikacji organizacyjnej, aby rozpowszechnić informacje. Może to obejmować różne platformy, od e-maili i biuletynów po firmowy intranet.

Usuń bariery w działaniu

Podczas wprowadzania zmian w całej organizacji często mogą pojawić się przeszkody. Bariery mogą przybierać formę niewystarczających procesów, oporu wobec zmian ze strony samych pracowników, demotywujących menedżerów, polityki organizacji i jej struktury itp.

W tym kroku zespół prowadzący zmianę i kierownictwo wyższego szczebla powinny skupić się na usuwaniu przeszkód, które blokują drogę organizacji do realizacji wizji zmiany.

null
• Jasne zrozumienie barier wewnątrz organizacji, które blokują wdrożenie zmiany. W tym kroku może pomóc koalicja przewodnia, w skład której wchodzą pracownicy o różnym doświadczeniu. Otwarte komunikowanie się z pracownikami i interesariuszami może również pomóc w identyfikacji barier;
• Upewnij się, że procesy organizacyjne, struktury, zasady, systemy nagradzania itp. są dostosowane do nowej wizji zmiany;
• Doceniaj i nagradzaj pracowników, którzy aktywnie pracują nad wdrażaniem zmian;
• Daj pracownikom możliwość wykonywania swoich najlepszych zadań i skutecznego stawiania czoła wyzwaniom poprzez zapewnienie im niezbędnych szkoleń, coachingu i mentoringu.

Osiągaj krótkoterminowe sukcesy

Osiągnięcie pełnej, rzeczywistej transformacji może wymagać czasu. Tak długi czas bez żadnych zwycięstw do świętowania może zniechęcić pracowników. Aby utrzymać impet i zachęcić pracowników do dalszego wspierania inicjatywy, ważne jest wyznaczenie krótkoterminowych celów do osiągnięcia i świętowania na wczesnym etapie procesu zmian.

Zwycięstwo krótkoterminowe to usprawnienie organizacyjne, które może być wdrożone w krótkim okresie czasu. Taka krótkoterminowa wygrana powinna być widoczna w całej organizacji, jednoznaczna i związana z inicjatywą zmiany.

null
• Zidentyfikuj wykonalne krótkoterminowe zwycięstwa; na przykład, może to obejmować czynności, które mogą pomóc obniżyć koszty, poprawić procesy, zwiększyć zyski, itp. Ważne jest, aby dokładnie rozważyć plusy i minusy wybranego celu, ponieważ nieosiągnięcie go na wczesnym etapie może zniechęcić zespół;
• Podzielenie projektu zmiany na mniejsze części z krótkoterminowymi celami;
• Doceniaj i nagradzaj tych, którzy są odpowiedzialni za te szybkie sukcesy, aby zachęcić również innych pracowników.

Wykorzystaj zmianę

Na tym etapie chodzi o podtrzymanie procesu wdrażania zmian poprzez zapewnienie, że zespoły wytrwale pracują nad osiągnięciem wizji zmian, mierząc jednocześnie postępy. Ważne jest, aby upewnić się, że zespół nie ogłosi zwycięstwa przedwcześnie po kilku szybkich wygranych.

Aby kontynuować tempo zmian należy:

null
• Po każdym zwycięstwie należy określić, co zadziałało, a co nie, aby zdecydować, co należy poprawić,
• Konsolidować korzyści z szybkich sukcesów i dalej pracować nad wdrożeniem większych zmian w całej organizacji,
• Identyfikować i usuwać zbędne procesy i współzależności,
• Dalej przekazywać wizje i osiągać korzyści.

Spraw, by zmiany były trwałe

Na tym etapie liderzy zmian pracują nad stworzeniem nowej kultury, w której zmiana może się utrzymać. Obejmuje to zmianę norm i wartości organizacyjnych, procesów, systemów nagradzania i innych elementów infrastruktury, aby upewnić się, że wszystko jest zgodne z nowym kierunkiem.

Aby skutecznie wdrożyć zmianę:

null
• Omów znaczenie nowych zmian, wskazując na korzyści, jakie one przynoszą,
• Określ i włącz normy i wartości, które wzmacniają zmianę,
• Uwzględnij nowe normy i wartości przy wyborze i zatrudnianiu nowych talentów, awansowaniu pracowników, itp.,
• Twórz nowych programy szkoleniowe i rozwojowe, aby pomóc pracownikom w rozwijaniu umiejętności i kompetencji adekwatnych do nowych zmian,
• Usprawnij lub wyeliminuj procesy organizacyjne, które nie są zgodne z nową kulturą. Należy również usunąć osoby, które utrudniają postęp.

Gotowy do wprowadzenia zmian?

Wdrażanie zmian w całej organizacji nie jest ani szybkie, ani łatwe. Wymaga to cierpliwości, przygotowania i wytrwałości. Dobrą podstawą, która pomoże Ci utrzymać się na właściwym torze podczas tej długiej podróży, jest 8-stopniowy model zmian Kottera. Postępując zgodnie z powyższymi 8 krokami, można zapewnić udane wdrożenie zmian w organizacji.

Chcesz coś dodać? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.